中小企現金流管理：收入不差但永遠缺錢的真正原因

去年有個做貿易的客戶打電話來，語氣很急。

「我們公司明明有賺錢，但銀行戶口永遠不夠錢，每個月都要東挪西借，到底是哪裡出問題？」

這不是第一次聽到這種困惑。很多中小企老闆看着損益表覺得生意不錯,但一打開銀行 app 就頭痛——怎麼數字對不上？明明上個月賺了幾十萬,怎麼現在戶口只剩十萬？

這就是現金流的問題。而且是很多老闆搞不清楚的問題。

盈利不等於現金

我們先把一個最基本的概念說清楚。

會計上的盈利,和你銀行戶口裡的現金,是兩回事。你可以在帳面上賺一百萬,但銀行戶口一毛錢都沒有。反過來也可以,帳面虧損,但現金充裕。這聽起來很矛盾,但這就是會計的遊戲規則。

舉個簡單例子。你做了一單一百萬的生意,貨出了,發票開了,會計記錄上這一百萬已經是你的收入。但如果客戶給你九十日的付款期,那這一百萬要三個月後才會進你的戶口。在這三個月裡,你的帳面上有一百萬收入,但銀行戶口看不到這筆錢。

問題來了。你在這三個月裡,要不要付員工薪金？要不要交租？要不要給供應商貨款？全部都要。但錢在哪裡？還沒收回來。這就是現金流的陷阱。

那個做貿易的客戶,後來我們幫他仔細看了一下數字,發現他的應收帳款（客戶欠他的錢）有接近三百萬,但應付帳款（他欠供應商的錢）只有八十萬。表面上看,資產負債表很健康,資產大於負債。但實際情況是,他要先墊付二百多萬出去,然後慢慢等客戶還錢。公司怎麼可能不缺錢？

三個常見的現金流陷阱

過去十幾年接觸過幾百家中小企,現金流出問題的公司,通常都掉進以下幾個坑。

陷阱一：收款慢、付款快

這是最常見的問題。

很多中小企為了接生意,給客戶很長的付款期。三十日、六十日、九十日,甚至有些做大企業生意的,被要求一百二十日才付款。但反過來,自己的供應商可能只給你十四日或三十日付款期。你要先付錢給供應商,然後等兩三個月才收到客戶的錢,中間的時間差就要自己墊。

這種情況如果生意規模小,還能應付。但如果生意越做越大,墊款的金額也越來越大,到某個程度你就會發現,公司雖然有盈利,但錢全部卡在應收帳上,周轉不靈。

我們有個做印刷的客戶,接了一單大型展覽的生意,合約金額五十萬,利潤有十萬。聽起來很好對不對？但條款是分三期付款,完工後三十日才付最後一期。結果他要先墊付三十幾萬給紙廠和印刷廠,做完之後再等一個月才收到尾數。這中間他的現金流完全斷了,連員工薪金都發不出,要去找財務公司借錢週轉。最後那十萬利潤,光是利息就吃掉了三萬。

陷阱二：存貨佔用太多現金

這個問題在做零售或批發的公司特別明顯。

存貨是資產,這沒錯。但存貨不是現金,它只是「將來可能變成現金的東西」。如果你進了一批貨,放在倉庫裡三個月還沒賣出去,那這筆錢就卡在那裡,動不了。

我們有個做服裝批發的客戶,有一次看到某款外套在韓國很紅,就一口氣進了五百件。成本三十萬,他算過如果賣得好,可以賺十五萬。結果那一季天氣不冷,外套完全賣不動,放了大半年才勉強清掉一半,最後還要打折虧本賣。那三十萬壓在倉庫半年,這半年裡他的其他生意因為沒錢進貨,錯過了好幾單。

存貨週轉率是一個很重要的指標。簡單來說就是你的存貨平均多久賣出去一次。如果你的存貨三個月才轉一次,那代表你的錢有三個月時間是鎖死在貨品上的。想辦法把週轉率提高,比如從三個月變成兩個月,你的現金流就會好很多。

陷阱三：固定開支太高

這個比較隱蔽,很多老闆不覺得是問題,但其實影響很大。

固定開支就是那些不管你生意好不好都要付的錢：租金、員工底薪、保險、軟件月費、各種雜費。這些開支每個月都要付,而且通常是月初或月中就要付,不會等你收到貨款才付。

我們有個做設計的客戶,在中環租了一個很漂亮的 office,月租八萬。他說要給客戶好印象,辦公室一定要夠體面。但問題是,他每個月的固定開支加起來接近二十萬,而他的生意收入很不穩定,好的月份可以接到四五十萬生意,差的月份可能只有十幾萬。遇到淡季,他每個月光是固定開支就要燒掉二十萬,現金流怎麼可能不緊張？

後來我們建議他搬去便宜一點的地方,或者考慮 co-working space,但他不願意。覺得搬了會掉價。結果疫情那兩年生意差,他硬撐了一年多,最後還是要搬。早點調整,可以省下幾十萬。

一個簡單的現金流檢查方法

如果你懷疑自己的公司有現金流問題,可以做一個簡單的測試。

拿出最近三個月的銀行月結單,看看每個月月底的餘額。如果這個數字一直在下降,或者經常跌到很低（比如不夠支付下個月的固定開支）,那你的現金流肯定有問題。

然後再看三個數字：

平均收款日數：從你開發票到實際收到錢,平均要多少天？
平均付款日數：從你收到供應商發票到實際付款,平均多少天？
存貨週轉日數：你的存貨平均放多久才賣出去？

把這三個數字加起來,減去第二個數字,得出來的就是你的「現金週轉週期」。

舉個例子。假設你平均四十五日才收到客戶的錢,存貨平均放三十日,但你只有二十日付款期給供應商。那你的現金週轉週期就是：45 + 30 - 20 = 55 天。意思是,你要墊付五十五天的資金,才能把錢收回來。

如果你一個月的營業額是一百萬,那你需要墊付的資金大約是：100萬 x (55/30) = 183萬。

看到沒有？做一百萬生意,你要準備接近兩百萬的週轉資金。很多老闆沒算過這個數字,以為有幾十萬在手就夠了,結果一接大單就周轉不靈。

改善現金流的幾個實際做法

講了這麼多問題,那怎麼辦？

我不會建議你去借錢——借錢可以救急,但治不了本。真正要改善現金流,要從源頭入手。

第一,想辦法縮短收款期。

跟客戶談判的時候,付款條款跟價錢一樣重要。如果客戶堅持要九十日付款期,那你的報價就要把資金成本算進去。或者提供折扣鼓勵客戶早點付款,比如十四日內付款給 2% 折扣。看起來你少賺了 2%,但你的現金流改善了,這筆帳要算清楚。

另外要追緊數。很多公司的問題是發了發票之後就放在那裡,等客戶主動付款。但大企業的應付帳部門每天處理幾百張發票,你不追,他們不會記得你。我們建議客戶設立一個追數流程：發票到期前七日發提醒、到期當日再發一次、過期三日打電話追、過期七日發正式信。聽起來很煩？但有效。

第二,管好存貨。

不要一次進太多貨,尤其是新款或季節性產品。寧願分批進貨,多付幾次運費,也不要把幾十萬壓在存貨上。另外定期檢查滯銷貨品,賣不動的要快點清,打折也好,捐出去報稅也好,總之不要讓它繼續佔用你的倉位和資金。

第三,重新審視固定開支。

每半年檢查一次所有固定開支,問自己：這筆錢還有沒有必要？那個很少用的軟件月費可以取消嗎？那個職位可以外判而不是請全職嗎？辦公室可以縮小一點嗎？

很多老闆覺得這些是小錢,不值得花時間。但積少成多,如果你能把每月固定開支從二十萬降到十五萬,一年就省了六十萬,這六十萬可以做很多事。

第四,跟供應商談判。

收款期可以談,付款期也可以談。如果你是長期客戶、付款記錄良好,供應商通常願意給你多一點時間。從十四日變成三十日,你的現金壓力就減輕了一半。

寫在最後

現金流管理聽起來很悶,沒有做生意、談客戶那麼刺激,但它是一家公司能不能活下去的關鍵。

很多公司不是因為賺不到錢而倒閉,而是因為現金流斷了。生意再好,如果今天發不出薪金、付不了租金、供應商要求你 COD,你就玩完了。

那個做貿易的客戶,後來我們幫他重整了整個現金流管理系統。收緊收款期、減少存貨、跟供應商重新談條款,半年之後他的現金流狀況改善了很多。現在他每個星期都會看一次現金流預測表,知道未來一個月會收多少錢、要付多少錢、缺口有多大。有了這個預警,他可以提早準備,不用再臨急臨忙到處借錢。

如果你的公司也有「明明有賺錢但永遠缺錢」的問題,不妨花點時間檢查一下現金流。算一算你的現金週轉週期,看看錢卡在哪裡,然後想辦法疏通。

數字不會騙人。問題找到了,解決方法通常也不難。難的是願不願意面對。