應收帳期拉長時的現金周轉應對方法

應收帳款收不回來,是很多中小企老闆的惡夢。明明生意做了,貨也出了,但錢就是進不來。帳面上有盈利,銀行戶口卻見底,這種情況其實比想像中常見。

根據我們服務過的客戶經驗,應收帳期從原本的 30 天拉長到 60 天甚至 90 天,已經不是新鮮事。尤其是疫情後這幾年,不少大公司自己也周轉困難,就把壓力轉嫁到供應商身上。問題是,作為中小企,你不可能不做這些大客戶的生意,那該怎麼辦?

先搞清楚現金缺口有多大

第一步是算清楚你的現金缺口。拿出應收帳款明細,按照到期日排序,看看未來 30 天、60 天、90 天分別有多少錢會進來。然後對照你的應付帳款和日常開支,計算每個月的現金缺口。

有些老闆習慣看「總數」,覺得應收帳款有幾百萬,應該沒問題。但實際上,如果這幾百萬要三個月後才收得到,而你下個月就要付租金、出糧、交貨款,那這個缺口就很致命。

我們有個客戶做五金批發,應收帳款有 200 萬,但細看之下,60 天內能收回的只有 50 萬,其餘都是 90 天以上的帳。而他每個月固定開支是 40 萬,加上要向供應商付款 30 萬,也就是說,他每個月需要 70 萬現金,但只有 50 萬會進來。這個 20 萬的缺口,就是他要想辦法解決的問題。

很多人以為催收就是打電話問「幾時付錢」,其實這樣效果不大。大客戶的付款流程通常很複雜,經手人未必有決策權,你催錯人只會浪費時間。

比較有效的做法是:提前跟客戶的財務部門建立關係。不是等到逾期才打電話,而是在發票開出後的第一週就跟進,確認對方收到發票、資料齊全、沒有問題。這樣可以避免到了付款日才發現「漏了簽名」、「發票地址錯了」這些技術性拖延。

另外,可以提供一些誘因。例如「10 天內付款享 2% 折扣」,或者「提前付款下次訂單優先處理」。有些客戶其實不是沒錢,只是懶得處理,給點好處他們就會動起來。

當然,如果真的遇到賴帳的客戶,該採取法律行動就不要手軟。拖得越久,收回來的機會越低。

既然客戶遲給錢,你也可以試著跟供應商談,爭取更長的付款期。關鍵是要誠實溝通,不要等到逾期了才講。

你可以這樣說:「我們這個月現金流比較緊,能不能把付款期從 30 天延到 45 天?下個月我們有筆大數會進來,到時候會一次過清數。」如果你跟供應商合作多年,信譽良好,對方通常會願意通融。

有些供應商甚至會主動提供「分期付款」的安排,例如先付 50%,餘下的分兩次付清。這樣你的現金壓力就會減輕不少。

但要注意,這種做法不能長期依賴。供應商願意幫你,是因為信任你。如果你次次都拖數,遲早會失去這份信任,到時候就沒人願意跟你做生意了。

如果現金缺口真的太大,催收和談判都解決不了,那就要考慮短期融資。香港有幾種常見的選擇:

發票融資(Invoice Financing):把未收回的發票抵押給金融機構,預支 70-80% 的金額。等客戶付款後,再扣除利息和手續費,餘額退回給你。這種方式的好處是不需要提供其他抵押品,審批也比較快。利率通常在年息 8-12% 之間,雖然不便宜,但緊急時可以救命。

循環貸款(Revolving Loan):向銀行申請一個額度,需要用錢時才提取,不用的時候不計息。適合現金流有季節性波動的生意。例如你做零售批發,年底旺季需要大量現金入貨,但年初淡季就用不著。循環貸款可以讓你靈活調動資金。

貿易融資(Trade Finance):如果你做進出口生意,可以考慮貿易融資。銀行會根據你的採購訂單或出口單據提供融資,利率比一般貸款低。不過審批條件比較嚴,要有穩定的貿易記錄。

這幾種融資工具各有利弊,關鍵是要評估成本。如果借錢的利息比你做生意的利潤還高,那就不划算了。

短期應對措施只能救急,長遠來說還是要調整業務策略,減少對單一客戶或長帳期客戶的依賴。

第一個做法是:設定信用額度。不要因為客戶是大公司就無限制供貨。每個客戶設一個上限,超過額度就要先付款才出貨。這樣即使對方拖數,你的損失也有限。

第二個做法是:分散客戶。不要把所有雞蛋放在同一個籃子裡。如果你 80% 的生意都來自一兩個大客戶,這些客戶一旦出問題,你就會很被動。試著開發更多中小型客戶,雖然每筆訂單金額較小,但風險也分散了。

第三個做法是:提高毛利率。如果你的毛利只有 10-15%,那應收帳款拖一兩個月,利潤就會被融資成本吃掉。想辦法提升產品或服務的附加值,把毛利率提高到 25-30%,這樣你才有更多緩衝空間應對帳期問題。

最後想講的是,預防永遠勝於治療。與其等到現金流出問題才想辦法,不如一開始就建立良好的財務習慣。

每個月做現金流預測,提前三個月看到潛在問題。定期檢視應收帳款,對逾期超過 30 天的客戶立即跟進。跟銀行保持良好關係,萬一需要融資時可以更快批核。

應收帳期拉長是很多中小企都會面對的挑戰,但只要應對得當,還是可以安然渡過。關鍵是要主動出擊,不要等到彈盡糧絕才行動。